المراسلات: الوثائق الإدارية 2

الوثائق الإدارية 2

       تُعدّ الوثائق الإدارية من أهمّ الأدوات التي تُستخدم في مختلف المؤسسات لتسجيل المعلومات وتوثيق العمليات وتنظيم العمل. فهي تُساهم في ضمان سير العمل بكفاءة وفعالية، وتحقيق الأهداف المرجوة من المؤسسة.

أنواع الوثائق الإدارية

تتعدد أنواع الوثائق الإدارية وتختلف باختلاف طبيعة المؤسسة واحتياجاتها، ومن أهمّ هذه الأنواع:

• الوثائق المالية: مثل: الفواتير، والكشوفات المالية، والسجلات المحاسباتية.
• الوثائق القانونية: مثل: العقود، والمواثيق، واللوائح.
• الوثائق الشخصية: مثل: سجلات الموظفين، وسجلات التلاميذ.
• الوثائق الفنية: مثل: الرسومات، والمخططات، والتقارير الفنية.
• الوثائق التنظيمية: مثل: اللوائح الداخلية، والتعليمات، والسياسات.

أهمية الوثائق الإدارية

• تنظيم العمل: تُساهم الوثائق الإدارية في تنظيم العمل وتحديد مساراته، ممّا يُؤدّي إلى زيادة الإنتاجية وتحسين جودة الخدمات المقدمة.
• توثيق العمليات: تُوثّق الوثائق الإدارية جميع العمليات التي تتمّ في المؤسسة، ممّا يُساعد على تتبع سير العمل وضمان سلامته.
• حفظ المعلومات: تُحافظ الوثائق الإدارية على المعلومات المهمة للمؤسسة، ممّا يُساعد على الرجوع إليها عند الحاجة.

  المراسلات

    المراسلات تُعدّ من أهمّ أنواع الوثائق الإدارية التي تُستخدم في مختلف المؤسسات للتواصل مع الجهات الخارجية والداخلية. فهي تُساهم في تبادل المعلومات ونشر الإعلانات والإجراءات الرسمية.

أنواع المراسلات

• مراسلات داخلية: هي التي تتمّ بين مختلف الإدارات والأقسام داخل المؤسسة، مثل: المذكرات، والتعليمات، والتقارير.
• مراسلات خارجية: هي التي تتمّ بين المؤسسة والجهات الخارجية.

أنواع المطبوعات

• المطبوعات الإعلانية: هي المطبوعات التي تُستخدم للإعلان عن منتجات أو خدمات المؤسسة، مثل: الكتيبات، والملصقات، والمطويات.
• المطبوعات التوعوية: هي المطبوعات التي تُستخدم للتوعية بمخاطر معينة أو بحقوق، مثل: نشرات التوعية، والبوسترات.
• المطبوعات الرسمية: هي المطبوعات التي تُستخدم لتوثيق الإجراءات الرسمية للمؤسسة، مثل: الاستمارات، والنماذج، والكتب الرسمية.

خصائص المراسلات

• الوضوح: يجب أن تكون المراسلات والمطبوعات واضحةً ومفهومةً من قبل جميع القراء.
• الدقة: يجب أن تكون المعلومات الواردة في المراسلات والمطبوعات دقيقةً وصحيحةً.
• الإيجاز: يجب أن تكون المراسلات والمطبوعات موجزةً ومختصرةً.
• الجودة: يجب أن تكون المراسلات والمطبوعات ذات جودةٍ عاليةٍ من حيث الشكل والمحتوى.
• التناسق: يجب أن تكون المراسلات والمطبوعات متناسقةً مع أسلوب المؤسسة وعلامتها التجارية.

قواعد كتابة مراسلة

• استخدام عناوين واضحة: استخدم عناوين واضحة تُساعد القارئ على فهم محتوى الرسالة.
• استخدام لغةٍ رسميةٍ: استخدم لغةً رسميةً في كتابة الرسالة، وتجنّب التعبير عن الآراء الشخصية.
• تقسيم الرسالة إلى فقرات: قسّم الرسالة إلى فقراتٍ قصيرةٍ وسهلة القراءة.
• مراجعة الرسالة قبل إرسالها: راجع الرسالة قبل إرسالها للتأكد من صحة المعلومات ووضوحها.

     تُعدّ المراسلات من أهمّ أدوات التواصل في مختلف المؤسسات. فهي تُساهم في تبادل المعلومات ونشر الإعلانات والإجراءات الرسمية. ويجب على جميع العاملين في المؤسسة إتقان مهارات كتابة المراسلات وتصميم المطبوعات الفعّالة لضمان التواصل الفعّال مع الجهات الخارجية والداخلية.

مراسلات ومطبوعات

مراسلات

المراسلات الشخصية	قريبا	قريبا
طلب قرار الرتبة	قريبا	قريبا
طلب شهادة العمل	قريبا	قريبا
طلب بيان الحالة الادارية	قريبا	قريبا
طلب بيان الأجرة	قريبا	قريبا
طلب متابعة الدروس الجامعية	قريبا	قريبا
تصريح حول مهنة الزوج(ة)	قريبا	قريبا
طلب شهادة	قريبا	قريبا
التصريح بحادثة مدرسية	قريبا	قريبا
تصريح بالشرف	قريبا	قريبا
طلب تحويل الأجرة	قريبا	قريبا
استدعاء لاجتماع جمعية الإباء	قريبا	قريبا
اشعار باستلام الاستفسار	قريبا	قريبا

مطبوعات

فحص مضاد	قريبا	قريبا
طلب رخصة استثنائية	قريبا	قريبا
محضر استئناف العمل	قريبا	قريبا
طلب رخصة	قريبا	قريبا
طلب رخصة غياب	قريبا	قريبا
طلب رخصة الرضاعة	قريبا	قريبا
طلب السماح برخصة تغيب	قريبا	قريبا
الترخيص بمغادرة التراب الوطني	قريبا	قريبا
طلب الترخيص بمتابعة الدراسة الجامعية	قريبا	قريبا
طلب توضيح بشأن الاقتطاع من الأجرة	قريبا	قريبا
طلب رخصة الاستيداع	قريبا	قريبا
طلب رخصة أداء فريضة الحج	قريبا	قريبا
طلب شهادة الأجرة	قريبا	قريبا
طلب ايضاح	قريبا	قريبا
طلب القن السري لمنظومة مسار	قريبا	قريبا
إيصال باستلام شهادة (ات) طبية	قريبا	قريبا
طلب تكليف	قريبا	قريبا
طلب وثيقة ادارية	قريبا	قريبا
رسالة التزكية	قريبا	قريبا
طلب اجتياز مبارة	قريبا	قريبا
محاضر الأظرفة	قريبا	قريبا
تنظيم الامتحان	قريبا	قريبا
جدول حراسة الامتحان	قريبا	قريبا
ضبط الغياب	قريبا	قريبا
المكتبة المدرسية	قريبا	قريبا